Podczas mojej pierwszej wyprawy na przywództwo Marcomm każdy projekt wydawał się w ogniu. Jeśli projekt miał się nastąpić o godzinie 15, pierwszy szkic był gotowy o 14.00, dając niewiele czasu na korekty. Zauważyłem, że stało się to z prawie każdym projektem. Gdy przeprowadziłem badania nad kalendarzem produkcyjnym, zdałem sobie sprawę, że jest więcej projektów niż czas. Oznaczało to, że jeśli jeden projekt pozostał w tyle, istniał efekt falowania, który nadal miał wpływ na coraz więcej projektów, nad którymi zespół pracował.
Wstępna strategia rozwiązania tego problemu obejmowała projekty rozładunku, które nie były najlepszym wykorzystaniem czasu Marcomm. Druga strategia dotyczyła zwiększenia zdolności przez pracowników studentów i zatwierdzonych niezależnych partnerów. Pomimo wdrożenia obu, zespół wciąż walczył o wykonanie wszystkich zadań, znajdując wiele opóźnień w procesie w przód z partnerem kampusu. Gdy zacząłem odkrywać, co pomogłoby zespołowi, pomysł zespołów międzyfunkcyjnych pojawił się jako realna strategia zapewniająca lepsze dostosowanie się do kluczowych składników, zwiększenie wydajności i tworzenia lepszych produktów.
Zespoły międzyfunkcyjne to grupy ludzi z różnych obszarów w organizacji, które współpracują, aby osiągnąć wspólny cel. Korzystałem z tych zespołów z kluczowymi partnerami uniwersyteckimi, w tym zapisami, awansem i lekkoatletyką. Każdy zespół międzyfunkcyjny ma kilku członków z zespołu Marcomm (zwykle przedstawiciela komunikacji, marketingu, kreatywności i sieci) oraz dwóch lub trzech członków z drugiej jednostki. Razem grupy te spotykają się regularnie i pracują jako partnerzy strategiczni, aby osiągnąć cele instytucjonalne.
Zespoły międzyfunkcyjne są czasochłonne, ale mogą mieć znaczący wpływ na wyniki, kulturę i sukces organizacyjny, gdy są dobrze wykonane. Poniżej znajduje się kilka korzyści z korzystania z zespołów międzyfunkcyjnych podczas pracy ze strategicznymi partnerami kampusu.
Przejście od usługodawcy do partnera strategicznego
Jedną z korzyści zespołów międzyfunkcyjnych jest pozycjonowanie zespołów Marcomm jako partnera strategicznego, a nie tylko z zamówienia. Ta zmiana pozwala Marcommowi na bardziej znaczące poparcie celów instytucjonalnych. Zamiast wykonywać czyjąś strategię, zespoły te mogą zastosować swoją indywidualną wiedzę specjalistyczną, jednocześnie współpracując przy zintegrowanych strategiach wspierających partnera i ostatecznie organizacji. Na przykład członek zespołu internetowego może zacząć podejść do projektu, myśląc o całej strategii cyfrowej, zamiast po prostu tworzyć witrynę. Zmiana tej roli pomaga poprawić relacje między zespołami, ale ostatecznie napędza wyniki.
Wydajność operacyjna powoduje szybsze wygrane
Znane zespoły działają szybciej. Konieczny jest mniej czasu na poruszanie się w decyzjach proceduralnych i relacyjnych, takich jak kto musi coś przeglądać lub to, co pociąga za sobą proces opinii. W zespołach międzyfunkcyjnych członkowie czują się komfortowo z tymi aspektami, co pozwala im szybciej działać. Szybkość wynika nie tylko z znajomości, ale także z celowości. Wspólna wiedza instytucjonalna na temat celów i wewnętrznych procesów do wykonania zadań powoduje bardziej przemyślane reakcje, gdy konieczne są korekty z powodu zmian takich jak zmiany rejestracji, zmian rynkowych lub korekt budżetu.
Spójność buduje kapitał marki
Wyrównane zespoły tworzą również spójną pracę. Regularna współpraca prowadzi do spójności w głosie, tonach i wyglądu na projekty. Na przykład, gdy zespoły międzyfunkcyjne współpracują nad celami dla utworu, bardziej prawdopodobne jest, że taktyczne wykonanie utworu lub przynajmniej wspólne zrozumienie podejścia jest bardziej prawdopodobne. Gdy nie ma zgodności, zespoły mogą zgodzić się na cel, ale rzadziej uzgodnią strategie i taktykę, co powoduje rozłączne wiadomości i mniej skuteczne wyniki.
Komunikowe komunikaty budują również zaufanie i rozpoznawanie z zewnętrznymi odbiorcami, co ma kluczowe znaczenie dla obsługi celów uniwersyteckich. Ostatecznie spójność między zespołami wzmacnia głos uniwersytetu na rynku i wzmacnia wpływ każdej komunikacji.
Wewnętrzne wyrównanie wspiera cele
Jedną z największych korzyści zespołów międzyfunkcyjnych jest to, w jaki sposób wzmacniają wewnętrzne wyrównanie w Marcomm. Dzięki ściśle współpracującym z kolegami w dyscyplinach zespół Marcomm jest lepiej przygotowany do dostosowania swojej pracy do celów i priorytetów partnerów kampusowych. Na przykład opowiadanie naszej historii nabiera lepszego znaczenia, gdy jest ona oglądana przez soczewkę rosnącej rejestracji lub podnoszenia prywatnego wsparcia instytucjonalnego. Ponadto ta międzyfunkcyjna współpraca sprzyja większej odpowiedzialności i zaufaniu w samej jednostce Marcomm. Z mojego doświadczenia zespół często wewnętrznie wyrównuje podejście i przedstawia strategiczny (i zjednoczony) front podczas rzucania koncepcji lub sugerowania zmian strategii.
Upoważnione zespoły tworzą podwyższone wyniki
Zespoły międzyfunkcyjne ułatwiają naukę od wszystkich członków. Słyszenie nowych perspektyw z innych działów tworzy nowe zrozumienie, zarówno w Marcomm, jak i poza nim. Na przykład członkowie zespołu internetowego dowiadują się o najlepszych praktykach projektowania graficznego i rejestracji. Dzieje się tak, ponieważ zespoły międzyfunkcyjne są oparte na współpracy, więc wszyscy członkowie zespołu są upoważnieni do wkładu pomysłów, zamiast przekazywać opinie na temat swoich tradycyjnych ról. Mówiąc szerzej, cały zespół Marcomm korzysta z zespołów międzyfunkcyjnych, jeśli istnieje sposób na podzielenie się tymi uczeniem się z pełną grupą zamiast tylko tych na konkretnym spotkaniu.
Praca nad sukcesem
Kiedy po raz pierwszy wkroczyłem na przywództwo Marcomm, zespół działał pełną prędkością, aby nadążyć, ścigając się od jednego wiertła przeciwpożarowego do drugiego z niewielkim czasem na zatrzymanie się, refleksję lub wyrównanie. To, co początkowo wydawało się problemem zarządzania czasem, okazało się głębszym problemem struktury, komunikacji i partnerstwa. Poprzez celowe tworzenie zespołów międzyfunkcyjnych zaczęliśmy przesuwać się z reaktywnych wykonawców na proaktywnych partnerów strategicznych.
Zespoły międzyfunkcyjne wymagają inwestycji czasowych, aby stworzyć wspólną misję, ramy współpracy i zrozumienie danej pracy. Jednak zespoły te generują wspólną własność i silne zaufanie, kluczowe dla trwającej współpracy, partnerstwa i innowacji organizacyjnych. Co najważniejsze, wyniki są zwykle bardziej zwinną, wyrównaną i wysoko wydajną organizacją-ponieważ jest wyposażona zarówno do bezpośrednich celów, jak i długoterminowych priorytetów strategicznych instytucji.
