Czy uczestniczyłeś w seminarium badawczym, które udało się pogłębić zrozumienie przez członków wydziału, jednocześnie zachęcając stażystów w tej dziedzinie do zaangażowania się z mówcą? Czy kiedy gościłeś swój ostatni panel kariery, czy możesz celowo umiarkować rozmowy z profesjonalistami z różnych dziedzin, jednocześnie pozwalając na nieoczekiwane styczne inspirowane pytaniami odbiorców?
Szkolnictwo wyższe jest pełne spotkań, które mają na celu zaangażowanie różnych odbiorców i pogłębianie zrozumienia różnych tematów. Hosting i ułatwianie tych spotkań (czy to na dużą skalę, Interaktywne warsztaty dyskusje lub Cotygodniowe spotkania zespołowe z personelem biurowym) nie jest łatwym wyczynem i rzadko zawiera przewodnik.
Priya Parker’s Sztuka gromadzenia (Riverhead, 2018) to ten przewodnik. Czytanie tego wpłynęło na to, jak myślę o organizowaniu i ułatwianiu seminariów, wydarzeniach i spotkaniach grup dla absolwentów i postdoców.
Zastanowienie się od czasu do zdefiniowania celu wydarzenia, zaproszeniem z zamiarem, zrozumieniem swojej roli gospodarza i studni zakończenia może podnieść profesjonalne spotkania i uczynić nawet proste seminarium bardziej znaczącym.
Ustalić cel
Alum przychodzi, aby odwiedzić Twój dział: pierwszym pomysłem jest: „Powinni dać seminarium działu!” Ja też to zrobiłem, ale to nie jest punkt wyjścia. Wybierając rodzaj zdarzenia, nie łącz jego klasyfikacji z jego intencją.
Zastosowanie filtra celu do planowania zdarzeń pomoże dyktować format, aby najlepiej służyć konkretnemu celowi. Jeśli okazja wymaga osiągnięcia wielu celów, rozważ utworzenie wielu możliwości rozwiązania tych różnych celów i odbiorców. Jeśli twój zamiar jest zbyt szeroki, nikt nie poczuje się, jakby wydarzenie jest dla nich.
Być może odwiedzanie ałunu jest świetną szansą dla absolwentów do poznania alternatywnych ścieżek kariery. Mając na uwadze ten cel, dyskusja przy okrągłym stole może być bardziej skutecznym formatem. Być może ałun jest gwiazdą w terenie, a wydział będzie chciał dowiedzieć się o swoich badaniach. W tym przypadku najlepsze byłoby seminarium. Być może ałun sprawił, że był duży w świecie biznesu, a dział szuka nowego dawcy. Być może wycieczka laboratoryjna lub budynku i spotkania jeden na jednego mogą służyć temu celowi.
Wyjaśnij zaproszenie
Żadne wydarzenie nie może zadowolić wszystkich, a to nie powinno być celem. Nie powinniśmy być dyskryminowani w naszych zaproszeniach, ale zamiast tego zastanowić się nad ochroną tych, którzy biorą udział. W powyższym przykładzie, jeśli celem ałunu odwiedzającego dział jest programowanie kariery i narażanie stażystów na unikalne ścieżki kariery, zaproszenia i reklama powinny być spójne z tym celem.
Celowe zaproszenia mogą rozpocząć się nawet wcześniej, kontaktując się z głośnikami gości lub panelistami. Jeśli zdecydowałeś, że sympozjum departamentu powinno skoncentrować się na umożliwieniu stażystom dzielenia się badaniami, zapraszanie absolwenta działu do rozmowy o ich obecnych badaniach może zwiększyć tę intencję. Uważnie rozważanie i wyciągnięcie ręki Do potencjalnych gości wymaga najpierw zrozumienia celu.
Kolejnym elementem zaproszenia jest logistyka fizyczna: liczba osób uczestniczących, gdzie jest, konfiguracja miejsca. Ponownie na nie powinny mieć wpływ cele zgromadzenia. Dyskusja okrągłego stołu ograniczona do 20 osób może bardziej sprzyjać stażystom uczącym się o podróży zawodowej zawartości. W przeciwieństwie do tego, jeśli mówca wygłasza przełomową rozmowę badawczą, duża sala wykładowa o dużej pojemności byłaby lepsza.
Jak pisze Parker: „Zgromadzenia, które zadowolą, że wszyscy się zdarzają, ale rzadko ekscytują. Zgromadzenia, które są gotowe do wyobcowania – co różni się od odmiennych od istnienie wyobcowanie – ma większą szansę na olśnienie. ” Każdy może jednak zobaczyć plakat seminaryjny w hali i zdecydować się na nadchodzenie.
Być celowym gospodarzem
Od wielu lat organizuję wydarzenia, na zewnątrz i wewnątrz wyższych erekcji. Ale dopiero niedawno zrozumiałem moc i wpływ, jaki może mieć gospodarz. Przez lata starałem się mieć nadzór nad całą logistyką i zapewnić szczelną oś czasu planowania-ale po rozpoczęciu wydarzenia wziąłem podejście do pracy, aby nie zakłócać doświadczenia gościa. Uświadomiłem sobie, że abdykacja siły gospodarza w celu ułatwienia jest w rzeczywistości przynależność do zamierzonego.
Host przygotowuje scenę, od pierwszego e -maila do ogłoszenia do kiedy ludzie wchodzą do pokoju. Zasady i ograniczenia są konieczne i doceniane. Mając hojny autorytet Poinformuje ludzi, czego się spodziewać wcześnie. Można to osiągnąć poprzez znalezienie właściwej równowagi ciepła i porządku – opracowanie metody pewnego zgromadzenia i sterowania statkiem, jednocześnie bezinteresowne chroniąc połączenie i doświadczenie gościa. Gospodarz nie kontroluje sytuacji, ale jest odpowiedzialny za utworzenie kontenera dla doświadczenia, na które można się rozwinąć.
W przypadku seminariów i dyskusji panelowych gospodarz ma kluczowe znaczenie dla zorganizowania przepływu rozmowy. Jeśli wiele osób jest na panelu, jasne jest, do kogo się omówi, i kierowanie zamówieniem ułatwia głośnikom i powoduje mniejsze napięcie. Może wydawać się niewygodne posiadanie tej mocy, ale to nie czas na jej zrzeczenie się.
Podczas moderowania dyskusji pytań i odpowiedzi lub panelowej słuchajcie głośników i bądź spostrzegawczy dla publiczności i przepływu energii. Podsumowanie i syntezowanie tego, co zostało powiedziane, przejście na nowe tematy i utrzymanie pędu jest trudne, gdy wszystkie oczy są na tobie.
Bycie gospodarzem jest bezbronne, a od początku do końca jest obowiązkiem.
Zakończ mocne
Ludzie często pamiętają początek i koniec czegoś (film, mowa, wydarzenie) najbardziej. Wykończenie silnego oznacza, że wydarzenie jest niezapomniane. Jako host skonstruowałeś ten kontener, aby inni mogli się uczyć i łączyć. Pomyślałeś o wszystkich szczegółach logistycznych i zabrałeś głośników i publiczności podczas podróży. Teraz nadszedł czas, aby pamiętać o tym, jak się kończysz, ułatwiając patrzenie do wewnątrz i okazując się na zewnątrz.
Patrzenie do wewnątrz polega na poproszeniu gości o zastanowienie się nad tym, czego się nauczyli lub doświadczyli. Jeśli moderujesz dyskusję panelową, postaw ostateczne pytanie, które wymaga refleksji. Poproś mówców, aby powtórzyli jedną rzecz, którą mają nadzieję, że wszyscy zabiorą sesję. Technologia ułatwiła żądanie interakcji od publiczności. Poproś wszystkich o podzielenie się jedną wyciągniętą lekcją lub tego, jak się teraz czują. Można to wpisać w polu czatu na wydarzenie online lub przesyłać za pomocą programów takich jak Slido. Celem jest stworzenie miejsca na syntezę.
Wykształcenie na zewnątrz polega na zachęcaniu wszystkich do zabrania tego doświadczenia na świat. Zapytaj publiczność: „Jakie czynności planujesz wykonać po tym?” Lub poproś głośników o zasugerowanie następnego małego kroku, który ktoś może zrobić. Pomóż publiczności przekazać to, czego nauczyli się innym poza wydarzeniem. Przypomnij wszystkim, jaki był cel spotkania, co zostało osiągnięte i dokąd mogą się stąd pójść.
Po zakończeniu wydarzeniaIstnieją sposoby na kontynuację reakcji wewnętrznej i zewnętrznej. Kontynuuj podziękowania i formularze opinii mogą być metodami zachęcania uczestników do spojrzenia do wewnątrz i oferowania pomysłów na przyszłość. Dostarczanie wszelkich zasobów lub treści z wydarzenia może pomóc odbiorcom na zewnątrz i wykorzystać ich nauki w prawdziwym świecie.
Kiedy budujesz na czas, aby zdefiniować cel spotkania, włączyć celowe zaproszenia i zwrócić uwagę na swoje wpływy jako hosta, możesz ukształtować wydarzenie od początku do końca i zrewolucjonizować sposób łączenia się. Są to pierwsze kroki, aby podjąć program lub wydarzenie z rutyny do znaczenia.
Jakie nadchodzące spotkanie możesz zastosować nawet jedną z tych czterech zasad?
